Después de mucho tiempo nos tuvimos que adaptar a la nueva modalidad de trabajo (teletrabajo) lo que ha venido aumentando el número de trabajadores que incluso viven en diferentes países, freelancers o que ejercen sus labores profesionales de manera remota.
Los procesos de reclutamiento y selección de personal virtuales están en auge y gran parte de nuestra actividad y la comunicación corporativa se está desempeñando en el entorno online.
Por ello, es muy importante que cuentes con un onboarding digital, para facilitar la viabilidad y la integración adecuada de talento, ya sea en entornos de teletrabajo o en ambientes colaborativos con los nuevos jefes y compañeros.
A continuación, te diré cómo crear un plan onboarding digital. También te explicaré algunos de sus beneficios, así como el plan que puedes seguir y las herramientas que te pueden facilitar todo el proceso.
¡Aquí vamos!
¿Qué es el onboarding digital?
En el área de recursos humanos y gestión del talento, es un término muy utilizado, ya que es una forma de incorporar en su equipo a un nuevo trabajador.
Hacer un onboarding no significa monitorear los primeros días al trabajador, por el contrario, es hacer un acompañamiento y seguimiento en el mediano plazo para crear espacios de comodidad, confianza y con posibilidades de crecimiento profesional.
Teniendo claro el término, nos pondremos en marcha para crear un plan de acercamiento empresarial si es que aún no lo tienes incluido en tu inducción.
Objetivos de un onboarding digital
1- Filosofía empresarial: el capital humano debe estar alineado con la visión, los valores, los objetivos y el propósito de tu empresa. Compartir con claridad esta información hará que el empleado se sienta identificado con lo que será su experiencia en la organización.
2- Comunicar las políticas de la empresa: este paso es importante ya que antes de iniciar, el trabajador debe conocer las normas relacionadas con su cargo, las de carácter social, de confidencialidad y seguridad.
3- Informar todas las funciones del puesto de trabajo: al iniciar un proceso de selección, los reclutadores comunican el título de la vacante y algunas funciones pero no abordan a detalle las obligaciones que tiene. Explicarle al trabajador el volumen de trabajo que tendrá, sus tareas y responsabilidades, permitirá desde un principio que pueda desarrollarlas correctamente.
4- Su posición en la compañía: todos los trabajadores son una pieza clave; el trabajo en equipo es fundamental para que todo marche a la perfección. Los nuevos empleados deben reconocer su participación y la de sus compañeros para unir esfuerzos y que todos tengan la importancia debida.
Beneficios de un onboarding digital
La rotación de personal en una empresa es un proceso que se da en algunos casos por un mal procedimiento previo de selección, sin embargo, el tener un plan sólido y claro de Onboarding ayuda a las compañías reducir los costos de un mal reclutamiento y rotación recurrente.
#1- Ahorro en contratación de personal
Contar con un servicio óptimo de reclutamiento antes de llegar a un contrato nos evitará tener sobrecostos en la contratación. En HoyTrabajas ahorramos hasta un 90% del tiempo en el proceso de reclutamiento.
Un plan de acogida eficiente evitará que los nuevos empleados dejen el cargo días después de iniciar. El tiempo del reclutador, más el del líder de recursos humanos generan unos costos para la empresa y al reiniciar un proceso que puede tardar días o semanas significa una vacante vacía y gastos para la compañía.
#2- Fidelización
Apostar por un buen onboarding es una forma de retener el talento. Las empresas reflejan externamente lo que sucede internamente, esto quiere decir que la gestión de talento en una empresa se puede reflejar en la manera en la que vendemos y el servicio que ofrecemos.
#3- Incrementar la productividad
Si le dejamos claro desde el principio a nuestros nuevos trabajadores sus tareas y lo que se mencionó anteriormente en los objetivos, su adaptación y la puesta en marcha será inmediata. Verás un aumento del 54% en la productividad de la empresa con el nuevo personal.
Herramientas para gestionar un onboarding digital
-Firma digital
Incluye un software que permita generar una firma digital para validar documentos y contratos. Un ejemplo de esto es DigiSigner, una solución de firma electrónica basada en la nube que se centra en la facilidad de uso, la velocidad y la asequibilidad.
-Checklists
Sabemos que los primeros días el trabajador estará en inducción y preparación del cargo, pero también queremos verlo en acción, así que es necesario crear una lista de actividades que tiene que ejercer. Una herramienta que puedes utilizar es Trello, ya que es muy intuitiva.
-Chatbots
La comunicación está migrando a nuevos canales, el chatbot es muy útil para resolver pequeñas dudas al principio sobre la compañía. Con esto, evitamos que el trabajador realice consultas al manager o jefe antes de ejercer sus funciones.
-Sistema de gestión de aprendizaje
Es un software instalado en un servidor web que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación virtual de una organización. Este tipo de herramientas suelen tener un costo alto, esto dependerá del presupuesto que tienes para el onboarding.
Inducción digital
Para asegurarnos que el trabajador tenga habilidades tecnológicas para utilizar diferentes herramientas implementadas en la empresa, deberás hacerle algunas preguntas sobre cuáles sabe utilizar. Si la respuesta es negativa por parte de él, es importante brindarle un apoyo y asistencia en este tema para evitar complicaciones en sus funciones más adelante. Para un plan de acercamiento digital no olvides incluir esto en los pasos a seguir:
-Envía una carta, video de bienvenida o un kit brandeado de la empresa.
-Agrega al trabajador a los canales de comunicación digital.
-Habilita los usuarios y contraseñas que deberá utilizar.
-Asegúrate que el trabajador cuente con las herramientas de trabajo como: computador, Internet y un puesto de trabajo óptimo si lo hará en remoto.
-Asignar las reuniones pertinentes con los involucrados como: jefes, directores o manager.
¿Quieres un servicio de reclutamiento inteligente que te permita realizar estos procesos con expertos? Agenda hoy una cita con uno de nuestros ejecutivos aquí.
